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Escritório virtual é uma alternativa para liberais

Escritório Virtual

O mercado de trabalho está cheio de iniciativas criativas e supermodernas, o escritório virtual é uma delas. Basicamente o cliente contrata o espaço físico e tem à disposição uma rede de suporte. Como atendimento telefônico, serviços de secretariado, processamento de informações, além do endereço físico e fiscal. Em Maringá, a dupla de jovens formados em Administração de Empresas Joviano Dambrosio e Dinamar Carvalho Valle eram sócios de uma empresa de consultoria. Notaram que a falta de um escritório com toda a infraestrutura, para o recebimento de chamadas de potenciais clientes, por exemplo, prejudicava o negócio. O custo da locação de um espaço e contratação de secretária, entre outros, não cabia no bolso destes novos empreendedores.

A necessidade virou um modelo de negócio. Eles abriram há pouco mais de um ano um “escritório virtual”. Neles, profissionais de vários segmentos podem utilizar os serviços de recepcionista e estrutura física sem se preocupar com custo de aluguel e despesas com funcionários, água, luz, etc. O modelo lembra a locação de salas. Mas é mais completo, pois funciona como “braço da empresa” porque cada um tem um espaço exclusivo.

Joviano diz que o espaço do Base Office tem 400 metros quadrados com oito salas equipadas, mais uma sala de reunião. Há ainda três salas de treinamento com capacidade para até 30 pessoas e uma sala maior para 100 pessoas. “O atendimento telefônico e agendamento de compromissos também são feitos pelos funcionários do escritório virtual”, explica.

Como funciona

Os serviços são ofertados em pacotes e a locação de salas organizadas por hora e tipo (há opções para reunião ou treinamento). Um cliente do plano básico investe R$ 95/mês e pode colocar o endereço do escritório no cartão e na correspondência. A recepcionista faz o encaminhamento de recados e controla o correio. Se o cliente quiser fazer alguma reunião no escritório basta selecionar a sala que deseja a partir de R$ 15 a hora. O espaço é sempre privado, uma garantia que atrai advogados, psicólogos e consultores.

Para quem precisa de um domicílio fiscal e não tem um endereço onde possa abrir sua empresa é possível usar os dados do escritório virtual também como endereço fiscal. Antes é preciso consultar se o ramo de atividade da empresa se adequa à infraestrutura disponível. Porque especialidades como médicos e esteticistas ou dentistas exigem equipamentos que só estão disponíveis em clínicas. No modelo atual, o foco é o escritório padrão, onde o cliente pode marcar um encontro de trabalho, uma reunião ou realizar treinamentos. Para dispor do endereço fiscal e outros benefícios é preciso aderir ao pacote intermediário, que custa R$ 150/mês.

No plano mais completo o cliente escolhe um número de telefone fixo a partir de uma relação já definida. Esse número passa a ser somente da sua empresa. O sistema identifica para qual empresa é a ligação e a telefonista atende com a saudação que o cliente escolheu. As informações e notícias urgentes são encaminhadas instantaneamente via celular ou email e o custo desse pacote é de R$ 260 por mês. “Nesse modelo é como se a empresa inteira estivesse ali. Esse pacote dá direito ao atendimento, o endereço fiscal e descontos de até 40% na locação de salas”, enfatiza Joviano.

Quem usa

Esse modelo de escritório tem auxiliado quem começa a vida empresarial, como a dupla de professoras de idiomas que locou uma das salas até o final do ano. Também atrai quem já está consolidado no mercado, mas quer reduzir custos. A praticidade de não ter de se preocupar com nada além da agenda e investir apenas o necessário também são atrativos.

Segundo Joviano, o mix de clientes inclui pessoas que mantinham escritórios e salas. Mas que viram uma chance de ter uma infraestrutura idêntica por um valor mais baixo. Entre os clientes que se enquadram na redução de custos está um nutricionista, que tinha uma despesa mensal de R$ 3 mil. Entre locação da sala, manutenção e recepcionista. Hoje ele gasta uma média de R$ 700/mês com o escritório virtual. Entre os profissionais que aderiram a esta niva proposta estão empresa de seleção de pessoal, consultores de segurança do trabalho e psicólogos.

Outro modelo de sucesso é a “secretária remota”. Uma prestação de serviço especializado que fornece apoio administrativo e de secretariado para profissionais liberais, micro e pequenas empresas. Para Deisiane Zortéa Kuckla proprietária de uma empresa do ramo de Curitiba, trabalhar fora da empresa concede autonomia e flexibilidade no atendimento ao cliente. E ao mesmo tempo, permite ter uma rotina de trabalho própria, executar várias atividades para clientes diferentes, num mesmo dia.

A maturidade profissional, responsabilidade, competência, honestidade e comprometimento são valores essenciais para o modelo de negócio dar certo. Em termos de investimento bastam telefone, computador e internet num espaço adequado. Já que boa parte das transações e reuniões são realizadas online. “A maioria das reuniões acontece virtualmente, mas quando necessário realizamos reuniões presenciais”, acrescenta.

A empresa fornece uma grande variedade de serviços como organização de finanças e compras da empresa, assessoria para viagens e eventos de negócios, serviços de secretariado e assistência pessoal e de comunicação. Depende da demanda do cliente. “Há clientes que precisam de serviços pontuais e outros também de gestão de empresa. Nisso entra a gestão dos prestadores de serviços, como contador, advogados, etc. Como há uma diversidade de serviços e atividades, não é possível falar em valores”, afirma.

Fonte: (http://maringa.odiario.com/empregos/noticia/888356/escritorio-virtual-e-uma-alternativa-para-liberais/)

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